Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa

                                           
Klasifikasi merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip. 

Klasifikasi arsip desa sebagai dasar pemberkasan, berpedoman pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah .

MAKSUD dan TUJUAN

Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada petugas/pengelola arsip di desa agar dapat mengelola arsip dengan baik, sehingga terselamatkannya arsip desa dan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat.

PENGERTIAN

Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.

Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.

Administrasi Desa adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa pada buku administrasi desa, yang terdiri dari : administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, administrasi Badan Pemusyawaratan Desa, dan administrasi lainnya.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI

Berikut adalah cara penggunaan Klasifikasi dalam administrasi Desa :

a. Klasifikasi pemerintah desa disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan,

    pembangunan, pembinaan masyarakat dan lain-lain dengan diberi kode angka menggunakan kode tiga angka dasar.

b. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum  ke khusus. Terdiri 

    dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

c. Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas pokok pemerintah desa), sedangkan kode 

    angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).

Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

POLA KLASIFIKASI 

Peraturan Mendagri No. 39/2005 :  Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah

   
       Perincian Pertama :
       000       UMUM 
       100       PEMERINTAHAN
       300       KEAMANAN DAN KETERTIBAN
       400       KESEJAHTERAAN RAKYAT
       500       PEREKONOMIAN
       600       PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
       700       PENGAWASAN
       800       KEPEGAWAIAN
       900       KEUANGAN

       Perincian Kedua: 
       100       PEMERINTAHAN
       140       Pemerintahan Desa / Kelurahan
       180       Hukum
                     dst.
       200       POLITIK
       210       Kepartaian
       220       Organisasi Kemasyarakatan
                     dst.

 selengkapnya dapat dilihat  pada kode klasifikasi

CARA PENGGUNAAN KlASIFIKASI

Contoh Sub Masalah :

010 Urusan dalam, merupakan sub masalah dari pokok masalah UMUM
270 Pemilihan Umum, merupakan sub masalah dari pokok masalah POLITIK
560 Tenaga Kerja, merupakan sub masalah dari pokok masalah PEREKONOMIAN

Contoh Sub-Sub Masalah :

412 Perekonomian Desa, merupakan sub sub masalah dari  

        400 KESEJAHTERAAN RAKYAT, dan merupakan sub masalah dari 

                410 Pembangunan Desa.
521 Tanaman Pangan, merupakan sub sub masalah dari 

         500 PEREKONOMIAN, dan merupakan sub masalah dari 

                 520 Pertanian

Contoh :

             400     KESEJAHTERAAN RAKYAT : Pokok Masalah
             470     Kependudukan : Sub Masalah
             471     Pendaftaran Penduduk : Sub sub masalah

Cara memahami masalah tersebut adalah berdasarkan isi informasi arsip/naskah yang tercipta dari fungsi dan kegiatan organisasi dan tidak berdasar struktur organisasi

Contoh :

- Surat yang dikeluarkan oleh pemerintah desa tidak semua meggunakan kode 140 tentang Pemerintah Desa, tetapi 

   harus disesuaikan dengan isi informasi surat.

- Pembayaran sewa tanah desa, seharusnya diberi kode 970 tentang pendapatan dan bukan 140.

Untuk dapat mengklasifikasi surat dengan kode yang setepat-tepatnya haruslah dipahami benar masalah yang dikandungnya dengan cara membaca secara cermat keseluruhan isi surat. Kekeliruan yang sering terjadi ”perihal” surat yang dicantumkan di bagian kiri atas surat, tidak selalu mencerminkan isi surat.

Contoh :

Perihal Surat tertulis ”Bencana Alam” yang seharusnya diberikan kode klasifikasi dengan kode 360, ternyata isi surat tersebut adalah menyangkut permintaan bantuan akibat banjir, dengan kode 460. Dalam hal ini perihal tidak mencerminkan isi surat.

Petunjuk Teknis Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa disusun sebagai pedoman kerja bagi pengelola arsip Pemerintah Desa, agar arsip yang diciptakan dan diterima dapat dikelola dengan baik, lengkap, dan mudah diketemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat memperlancar jalannya tugas pelaksanaan administrasi secara efektif dan efesien.
                                                       " TERIMAKASIH SEMOGA BERMANFAAT"